Institutionen modtager sagsakter fra Hvidovre kommune eller direkte fra den implicerede kommune.

Der laves en intern visitation af sagerne med anbefaling af tiltag i forhold til sagen (forstander, viceforstander og afdelingspsykolog).

Efter den interne visitation laves endelig visitation i samarbejde med Hvidovre kommune.

Opnås der enighed om placering på Hvidborg går den interne indskrivnings procedure i gang.

Hvidborgs indskrivningsprocedure sker over 6 faser efter det er besluttet at barnet skal starte på Hvidborg.

Fase 1. og 2. er i praksis ofte sammenfaldende:               

Sagsbehandler, socialrådgiver, afdelingspsykolog

·        Etablere kontakten med sagsbehandler

·        Afklare sagsakternes problemstillinger

·        Gennemgå kommunens handleplan

·        placere arbejdsopgaver i indskrivningsfasen, samt aftale datoer for det videre indskrivningsforløb

Sagsbehandler, forældre, socialrådgiver og afdelingspsykolog

·        Præsentere Hvidborgs tilbud for forældrene

·        Vise afdeling og skole frem

 Socialrådgiver og afdelingspsykolog

Indhente viden om forældrenes/barnets forståelse af, hvorfor barnet er visiteret til Hvidborg

Afdelingsleder, -pædagoger, afdelingstilknyttede lærere, praktikanter samt viceforstander, socialrådgiver og afdelingspsykolog

·        Introducere barnets sagsakter til personalet med bl.a. en social anamnese

·        Fremlægge og gennemgå en foreløbig behandlingsplan

Forældre og barn, afdelingsleder, primærpædagog samt socialrådgiver og/eller afdelingspsykolog

·        præsentation af afdelingen

·        etablere kontakt mellem forældre-barn og personalet på afdelingen

·        indskrivningsdato aftales

 

Den første tid – 14 dage - barnet er på institutionen, er det en vigtig opgave – først og fremmest for primærpædagogen, men også for de øvrige pædagoger – at barnet får den opmærksomhed, omsorg og hensyn der er nødvendigt for at føle sig tryg og for at lære de nye forhold at kende. For at starte en relationsopbygning er primærpædagogen derfor sammen med barnet de tre første dage, det er på institutionen. Opgaven er på en tryg måde at introducere barnet til de nye omgivelser og kunne give svar på de mange spørgsmål barnet måtte have, samt hjælpe barnet med at handske de mange bekymringer en indflytning på en institution medfører for et barn.

Pædagogen sørger for, at barnet flytter ind på sit værelse, hjælper med indretning, viser rundt på institutionen og området og introducerer barnet til alle de nye medarbejdere og det øvrige personale. Barnet er med i skolen fra første dag men kun i enkelte timer og med støtte fra primærpædagogen.